Aihearkisto: Kirjahyllyssä

Kokousten seitsemän kuolemansyntiä!

Kokousten_seitseman_kuolemansyntia

Eilisen tehokkaampia kokouksia käsittelevän postauksen jälkeen löysin hyllystäni vuonna 2012 ilmestyneen kirjan Kokousten seitsemän kuolemansyntiä. Niinpä päätin jatkaa samasta aiheesta toisen postauksen verran.
Katleena Kortesuo ja Reetta Koski käyvät kirjassaan läpi huonoja kokouskäytäntöjä, kokoussyntejä, mutta antavat myös vinkkejä palaverien parantamiseen.
Kirjassa huonot kokouskäytännöt on jaoteltu seitsemän kuolemansynnin alle.

Ahneus
tarkoittaa palavereiden ahnehtimista omaan kalenteriin ja käsiteltävien asioiden ahnehtimista rajattuun kokousaikaan.

Laiskuus
on yleisin syy kokousten epäonnistumiseen. Toimivan kokouksen eteen vaaditaan työtä.

Hengen velttous
on viitsimättömyyttä, perehtymättömyyttä ja välttelyä. Jokaisella meistä on velvollisuus tehdä kokouksesta onnistunut.

Ylensyönti
on kokouksissa konkreettista, kuten palaveripullien syönti ja kuvainnollista, kuten massiiviset Powerpoint-esitykset.

Ylpeys ja turhamaisuus
näkyvät kokouksissa esimerkiksi omien tehtävien ylikorostamisena, toisten päälle puhumisena ja passiivisuutena, kun muiden asiat eivät kiinnosta.

Hekumallisuus
on rutiineja ja paikallaan junnaamista. Kokouksia pidetään kokousten vuoksi, eikä vanhoja toimintamalleja uskalleta kyseenalaistaa.

Vihamielisyys
äärimmilleen vietynä aiheuttaa kokouksissa riitoja, aggressiivisia piikittelyjä ja ulosmarsseja. Vihamielisyys voi myös olla piilotettua ja näkyä ivallisuutena, kireinä leukaperiä ja pois katsomisena.

Kuinka monta syntiä tunnistat omasta kokouskäyttäytymisestäsi?

Vaikka puhe onkin kokousten kuolemansynneistä, kirja ei kuitenkaan ole mitenkään kokousvastainen, päinvastoin. Kirjan avulla voi oppia vaikuttamaan kokousten laatuun ja näkemään kokoukset hienona mahdollisuutena, eikä vain välttämättömänä pahana. Lisäksi kirja antaa monia käytännön ratkaisuideoita oman työpaikan kokouskulttuurin muuttamiseksi.

Jos kiinnostuit kirjasta, sen voi ostaa esimerkiksi Talentumin verkkokaupasta.


*Kuva: Talentum Oy

 

Uuden ajan tapaopas

Etiketti-kirja

Vasta tänä viikonloppuna minulla oli aikaa tarttua toimittajakollega Mirva Saukkolan syyskuun alussa ilmestyneeseen Etiketti-kirjaan (WSOY). Kirja lupaa olla uuden ajan tapaopas, jonka avulla sukkuloit sujuvasti niin työelämässä kuin juhlahumussa.
Mirva suhtautuu etikettiasioihin samalla, rennolla tavalla kuin minäkin. Etiketti ei siis ole turhaa jäykistelyä ja tiukkoja sääntöjä vaan ystävä, jonka neuvoilla selviät monista elämäntilanteista hiukan helpommalla.

Etiketti – käytösopas arkeen ja juhlaan huomioi esimerkiksi viestintäteknologian, kansainvälisen bisneskulttuurin ja monikulttuurisuuden tuomat muutokset tapakulttuuriimme. Kirja antaa myös vinkkejä kuinka selvitä yhä kuvapainotteisemmaksi muuttuvassa kulttuurissamme poseeraamalla tyylikkäästi punaisella matolla tai juhlissa jo itsestäänselvyydeksi käyneen kuvausseinän edessä.
Samalla kirja käy läpi kaikki elämän erityistilaisuudet nimenanto-juhlista Prometheus-leiriin ja häistä eläkkeelle lähtöön.

Mirva nostaa esiin nykyään jo harvinaiseksi käyneitä tapoja, joita voisi mielestäni myös elvyttää. Yksi tällainen on käsin kirjoitettujen kirjeiden tai korttien lähettäminen. Miten hieno ele olisi esimerkiksi käsinkirjoitettu kiitoskortti juhlien järjestäjälle?
Etiketti-kirjassa Mirva tarttuu myös hankalampiin tapakulttuurin normeihin, kuten miten käyttäytyä netin treffisivustoilla ja petikettiin eli kohteliaan seksin aakkosiin.
Lisäksi Mirva jakaa kirjassa vinkkinsä monenlaisten juhlien järjestämiseen ja päivittää pukeutumisetiketin tähän päivään.

Kirja on mainio hakuteos etikettiasioista kiinnostuneelle ja sopii niin työpaikan kuin kodin kirjahyllyyn. Se on myös hyvä lahja rippilapselle tai hääparille.

 

 

Muutama sana etätyön eduista…

Etänä-kirja

Etätyöstä ja sen eduista ja mahdollisuuksista puhutaan paljon. Suomessakin järjestetään Microsoftin ja Työterveyslaitoksen toimesta nyt jo neljännen kerran Kansallinen etätyöpäivä syyskuun 18. päivä. Viime vuonna Kansalliseen etätyöpäivään osallistui 23 982 suomalaista ja 714 organisaatiota.

Itse olen tehnyt etätöitä enemmän ja vähemmän yli viiden vuoden ajan. Viimeisen vuoden ajan olen tehnyt pääasiassa etätöitä kotoa käsin ja ollut toimistolla vain päivän viikossa. Älypuhelimen ansiosta minut tavoittaa sekä puhelimella että sähköpostilla missä ja milloin vaan. Läppärin ja tabletin avulla kirjoitustyöt onnistuvat kaikkialla. Toimittajan työssäni tapaan ihmisiä jatkuvasti, joten en koe etätyötä yksinäiseksi.

Kirjoittaminen vaatii keskittymistä, jota minulle tarjoaa kotona työskentely. Joskus aloitan juttujen kirjoittamisen seitsemältä aamulla aamutakissa, joskus juttu saa muotonsa vasta illalla, kun kaikki muu kiireellisempi on hoidettu pois alta. Tuottavuuteni on etätyön ansiosta kasvanut, enkä enää tuhlaa aikaani aamu- ja iltaruuhkissa Kehä I:llä.
Tiedän olevani onnellisessa tilanteessa, sillä vieläkin osassa yrityksiä suhtaudutaan etätyöhön epäilevästi.

Jason Friedin ja David Heinemeier Hanssonin kirjoittama Etänä – Toimistoa ei enää tarvita -kirja (Helsingin Kauppakamari 2014) lupaa murtaa kaikki etätyötä kyseenalaistavat tekosyyt. Kirja antaa vinkkejä ja ohjeita sekä esimiehille, joiden alaiset haluavat tehdä etätöitä että työntekijöille, jotka yrittävät perustella etätyön etuja pomoilleen.

Jos et vielä ole kokeillut etätyötä, mutta olet kiinnostunut siitä ja teet sellaista työtä, jota voisi tehdä myös etänä, lue tämä kirja. Vältyt monelta sudenkuopalta ja osaat heti taklata esimiehesi epäilyt etätyön suhteen.

Tässä muutama etätyön etu:

 –       Et tuhlaa enää aikaasi työmatkoihin
–       Jos työmatkasi kestää 45 minuuttia, säästät vuodessa 300–400 tuntia varsinaisen työn tekemiseen
–       Työaikasi joustaa, voit aloittaa työn teon jo klo 7 tai klo 10, riippuen siitä oletko aamuvirkku vai -torkku
–       Voit vaihtaa maisemaa aina kun haluat ja tehdä töitä kotona, kahvilassa tai puistossa.
–      Maisemaa vaihtamalla rikot rutiineja ja näet asiat uudella tavalla
–       Etätyö joustaa toiveidesi mukaan, voit välillä olla aamupäivän kotona ja iltapäivän toimistolla
–       Etätyö antaa enemmän joustoa ajankäyttöön ja sen myötä lisää aikaa perheen kanssa.
–       Pyykkikone voi pyöriä työnteon taustalla ja lounastunnin voi käyttää imurointiin. Niin ainakin minä teen.
–       Etänä on helppo saavuttaa flow-tila ja jatkaa työpäivää miten pitkään tahansa. Huolehdi siis, ettet tee myöskään liikaa töitä

Toimintatavat ja etätyön säännöt ovat tietenkin yrityskohtaisia, eikä kaikki ole mahdollista kaikissa firmoissa

 

 

Kirja, joka lupaa tappaa kiireesi

Kiireentappoase

Juha Wiskarin kirjoittama Kiireentappoase (SanomaPro 2014) on taas yksi kiirettä käsittelevä bisneskirja vai pitäisikö sanoa selfhelp-opas. Kirjassa puhutaan itsensä johtamisesta ja sen vaikutuksista jokapäiväiseen kiireeseen. Wiskarin mukaan jokainen meistä pystyy tappamaan ainakin osan kiireestä ja tekemään enemmän vähemmällä, nopeammin ja paremmin. Aika paljon luvattu.

Omaan makuuni kirja oli turhankin analyyttinen ja analysoiva, sillä olen enemmän erilaisten vinkkilistojen ja tiivistetyn tiedon ystävä. Kiinnostavia kirjassa olivat työelämän tositarinat, joissa seikkaili kirjailijan ystävä, Kunkku. Hänen kokemuksensa alaisten ja oman esimiehen ristitulesta ovat varmasti tuttuja monelle.

Parasta antia kirjassa olivat erilaiset itsearviot, kuten Minä työssäni -kartoitus, jonka avulla lukija pystyy kartoittamaan mihin oma työaika loppujen lopuksi kuluu. Tulokset voivat nimittäin yllättää.

Opiskelin itse työn ohessa viitisen vuotta sitten ja yksi opintoihin liittyvä tehtävä oli oman ajankäytön kartoitus. Olin pitänyt itseäni tehokkaana työntekijänä, mutta kartoitus paljasti, että normaalin työajan puitteissa tein tehokkaasti yhtä työtä vain muutaman minuutin jaksoissa. Kun toimisto hiljeni neljän jälkeen iltapäivällä, pystyin vasta paneutumaan keskittymistä vaativiin kirjoitustöihin. Tämä venytti työpäiviä kohtuuttomasti. Nykyään teen paljon etätöitä ja tuottavuuteni on parantunut sen myötä huimasti.


Tässä muutamia Juha Wiskarin vinkkejä kiireen tappamiseen:

– Varaa ja organisoi enintään 60 % päivästäsi
– Listaa tehtävät asiat ja merkitse niihin tärkeysluokka
– Tee yksi tehtävä kerrallaan loppuun, ei multitaskingia
– Delegoi tehtävät, jotka eivät kuulu sinulle
– Eliminoi erilaiset ajanhaaskaajat
– Hoida rutiinit sopivana aikana alta pois

 

Ajatuksia pysähtymisestä

Pysähtymiskirja

Juhannuksena moni aloittaa odotetun kesäloman. Lomaa ei kannata käyttää bisneskirjojen lukemiseen vaan tuulettaa ajatuksiaan jännittävien dekkareiden, kiinnostavien uutuusromaaneiden tai klassikkoteosten parissa.
Myös Kai Ekholmin ja Jussi T. Kosken Pysähtymiskirja on sopivaa lomaluettavaa.
Kirja auttaa meitä ymmärtämään niitä haasteita, joita kohtaamme kiireisessä arjessa joka päivä. Kirjan avulla voi myös pohtia omaa elämäänsä ja sen rytmiä. Voisinko tehdä asioita toisin?
Pysähtymiskirjassa on 85 aukeamaa, joista jokaisella on yksi itsenäinen ajatus. Sen voi pysähtyä lukemaan aamun aloitukseksi tai lämpimän kesäillan päätteeksi.

Valoisaa juhannusta kaikille!

 

Tehokkuustohtorin vinkit parempaan arkeen

viisas pääsee vähemmällä_edited-2Kiire ja stressi tuntuvat inspiroivan bisneskirjojen kirjoittajia nykyään. Toisaalta kiire ja stressi ovat varmasti myös toimistotyöläisten yleisin ongelma.
Tehokkuustohtorinakin tunnettu Sampo Sammalisto on koonnut Viisas pääsee vähemmällä -kirjaansa 52 itse testaamaansa niksiä tehokkaampaan ja onnellisempaan elämään. Sampon neuvoilla ajatustyöläinen voi vähentää kiireen ja stressin tunnetta ja saada enemmän aikaan sekä työssä että vapaalla.
Kirja on jaettu kolmeen osaan. Ensimmäisessä osassa keskitytään työtehon lisäämiseen ja ajan säästämiseen. Toisen osan aiheena ovat henkisen ja fyysisen suorituskyvyn lisääminen ja kolmannen osan taitojen ja tapojen oppiminen.

Parasta antia Sampon kirjassa ovat vinkit erilaisten teknisten laitteiden, kuten älypuhelimen hyötykäytöstä. Minullakin on jo muisti- ja ostoslistat kännykässä, mutta seuraavaksi kuvaan sinne myös seminaarimuistiinpanot.
Kunhan saan ostettua itselleni tabletin, ryhdyn myös hyödyntämään pilvipalveluita entistä tehokkaammin. Sampo suosittelee erityisesti ilmaista Evernote-palvelua, jota voi käyttää millä laitteella tahansa.

Kirjan tarjoama viisaus on siinä, että muutamalla, kohtuullisen pienellä tapojen muutoksella saa työpäiväänsä todella paljon enemmän aikaa. Kun hillitsee sosiaalisen median käyttöä, hoitaa sähköpostit tehokkaasti ja suunnittelee työpäivänsä hyvin, aikaa jää myös muuhun.

Parhaan hyödyn kirjasta saat, jos luet yhden vinkin kerrallaan ja testaat sitä viikon verran. Jos niksi tuntuu hyödylliseltä, voit ottaa sen tavaksi. Jos niksi ei mielestäsi toimi, siirry seuraavaan.

Lue lisää Sampon tehokkuusvinkkejä hänen blogistaan Viisas pääsee vähemmällä.

 

Taltuta työpäivän kaaos!

Viime aikoina blogipostausteni aiheena ovat olleen pääasiassa kivat lounas- ja kokouspaikat ja niihin liittyvät samppanjatastingit. Nyt on aika palata arkeen ja tehdä postauksia aiheista, jotka liittyvät tiiviimmin toimistotyöhön ja antavat toivottavasti hyödyllisiä vinkkejä kiireisiin työpäiviin.
Lähiviikkoina aion kirjoittaa useammastakin ns. bisneskirjasta, joita työni puolesta kahlaan läpi. Monesta kirjasta ei jää mieleen paljon mitään, mutta jotkut kirjat tulee luettua kannesta kanteen. Niistä kirjoista haluan kertoa  sinulle, sillä ne sinunkin kannattaa lukea!

Elina Alasentie web

Tutkimusten mukaan toimistotyöntekijän työ keskeytyy noin kahdeksan minuutin välein. Lisäksi etsimme keskimäärin tunnin verran päivässä tavaroita, papereita ja tiedostoja. Muun ohella hukkaamme aikaamme turhissa ja tehottomissa kokouksissa. Omat työt jäävät tekemättä ja stressaannumme. Tuntuu kuin joku muu hallitsisi työtämme ja työpäiväämme ja päättäisi mihin aikamme kulutamme. Kuulostaako tutulta?

Professional Organizer Elina Alasentie on tarttunut ongelmaan ja kirjoittanut kirjan Askel edelle kiirettä ja kaaosta. Kirjassa Alasentie tarttuu ammattijärjestäjän otteella ajatustyöläisiä vaivaaviin ongelmiin, kuten tarttuisi hamstraajan kodin täyttäviin kasoihin. Yksi kerrallaan pulmat käydään läpi ja niiden syyt selvitetään.

Elina Alasentie kertoo meitä ympäröivästä paljouden kulttuurista ja tarjoaa konkreettisia vinkkejä toimintatapojen muuttamiseen ja kaaoksen raivaamiseen ja järjestämiseen. Kirja keskittyy työelämän kaaokseen ja kiireeseen, mutta kaikki toimintatavat ovat hyvin sovellettavissa myös kotiympäristöön.

Askel edelle kiirettä ja kaaosta –kirja on saatavana pokkarina ja e-kirjana.

Ohessa on kymmenen hyvää vinkkiä, joista osa on jo itselläni käytössä. Osaa vasta opettelen.

1) Älä avaa sähköpostia ensimmäiseksi aamulla.
2) Tee aamulla ensimmäiseksi päivän tärkeimmät tehtävät.
3) Mieti työpäivän lopuksi kolme tärkeintä asiaa, jotka aiot tehdä seuraavana päivänä.
4) Käy joka perjantai läpi seuraavan viikon työtehtävät ja tee niistä lista.
5) Tee muisti- tai tehtävälistoja, niin vapautat aivokapasiteettiasi luovaan ajatteluun.
6) Käytä kalenteria vain tapaamisten ja sellaisten asioiden merkitsemiseen, jotka tapahtuvat tiettynä ajankohtana. Laita hoidettavat asiat erilliselle tehtävälistalle.
7) Hyödynnä paperipostin kanssa KVK-periaatetta eli käsittele vain kerran. Tämä tarkoitta sitä, että postia läpikäydessäsi, mietit heti se vaatimat toimenpiteet tai säilyttämistarpeen.
8) Avaa sähköpostiviesti ja tee sen jälkeen sen vaatimat toimenpiteet: deletoi, delegoi, reagoi tai arkistoi!
9) Mieti ennen sähköpostin lähettämistä, voisiko asian hoitaa puhelimella, jos voi, tee niin!
10) Raivaa työpisteesi / työpöytäsi säännöllisesti eli käy läpi jokainen paperi, lehti, esite ja muistitikku ja mieti kuuluvatko ne roskiin, kierrätykseen vai arkistoitavaksi.

Elina Alasentien mukaan uutta tapaa on jaksettava ja muistettava toteuttaa 21 päivää, jotta se muuttuu automaattiseksi. Ole siis sitkeä!

 

 

Missä on ystäväkirjasi?

 

viisaat ystäväni kirja

Oliko sinullakin lapsena Ystäväkirja, johon keräsit tärkeitä tietoja ystävistäsi? Kirjoihin oli tapana listata merkityksellisiä asioita, kuten lempiväri, lempiruoka, mikä minusta tulee isona, harrastukseni ja niin edelleen. Joihinkin kirjoihin kerättiin myös värssyjä tai elämänohjeita. Minullakin oli yksi tai useampi ystäväkirja, mutta ei mitään käsitystä niiden nykyisestä sijainnista.

Tammikuussa Basam Books julkaisi Viisaat ystäväni -kirjan, joka on moderni versio teinivuosien ystäväkirjoista. Tässä aikuisten versiossa yhdistyvät syvällekäyvät kysymykset ystäville, viisaat sanat hienoilta ajattelijoilta ja hauskat, käsin piirretyt värityskuvat.
Idean kirjaan Sanna Wikströmillä sai, kun mietti miten voisi saada kaikki viisaiden ystäviensä jakamat kokemukset ja ajatukset elämästä samoihin kansiin.

Mandala-henkiset värityskuvat kirjaan on piirtänyt Meri Mort. Ja ymmärsit oikein, tässä aikuisille tarkoitetussa kirjassa on kuvia, jotka on tarkoitettu väritettäviksi. Myös kirjan irroitettavan kansilehden voi värittää tai maalata mielensä mukaan.
Harmi, että ystävänpäivä meni jo. Tämä olisi ollut mitä mainioin lahjaidea.

*Kirja on saatu näytteenä blogin kautta.

 

Hyvän elämän lyhyt oppimäärä

tuomisen kirja

Jouluna on aikaa levätä ja keskittyä arkea paremmin myös kirjojen lukemiseen. Varaan yleensä joulun pyhiksi muutaman kirjan ja joskus uutta luettavaa ilmestyy myös lahjapaketeista. Parasta on, jos lempikirjailijaltani on ilmestynyt uusi kirja, jonka voi sitten joulun välipäivinä ahmia yhdeltä istumalta. Tänä vuonna joulukirjojen pino on kiireisen syksyn ansiosta mittavampi kuin yleensä ja joukossa on myös muutama työhön liittyvä kirja. Ensimmäiseksi taidan tarttua Saku Tuomisen kirjaan, jossa hän lupaa kertoa kaiken olennaisen siitä, mistä hyvässä elämässä on kysymys.

”Eihän minulla ole hajuakaan siitä, mistä hyvä elämä koostuu. Siksi tästä tuli ainoastaan lyhyt oppimäärä.”

Saku Tuominen

OKASHI = Halu hurmata lukijat ja ottaa heidät mukaansa etsimään jotain kaunista, ihanaa, hienostunutta, joskus jopa outoa ja epätavallista.

 

(Mia Kankimäki: Asioita jotka saavat sydämen lyömään nopeammin, Otava 2013)