Onko sinulla usein sellainen tunne, että istut suurimman osan työpäivästäsi erilaisissa kokouksissa, jotka kestävät liian pitkään ja vievät aikaa varsinaiselta työnteolta? Entä oletko saanut ennen kokousta käyttöösi asialistan ja onko sinua pyydetty valmistautumaan kokoukseen jotenkin? Onko kokouksen jälkeen sellainen tunne, ettet tiedä miksi sinut oli sinne pyydetty, etkä tiedä mitä siellä loppujen lopuksi päätettiin? Et ole yksin.

Haaga-Helia ammattikorkeakoulun ja Re:meet Oy:n toteuttama Kokousbarometri kartoitti viime syksynä suomalaista kokoustamisen arkea ensimmäisen kerran. Barometrin mukaan suomalaiset ovat turhautuneita kokoustamiseen kokoustamisen takia.
Yleinen fiilis työpaikoilla on se, että kokouksia on liikaa ja ne vievät liikaa työaikaa. Moni ei myöskään tiedä, miksi kokouksia pidetään, sillä niille ei aseteta tavoitteita, esityslistoja ei jaeta etukäteen, eikä kokouksia valmistella.

Muun ohella kiire ja mobiilit työkalut heikentävät aitoa osallistumista, kun kokouksiin ei saavuta täsmällisesti ja läppäri ja kännykkä vievät voiton kuuntelusta ja kommentoinnista.
Moni myös kaipaa kokouksiin jämptiä puheenjohtajaa, joka saa pidettyä keskustelun aisoissa ja estää turhan päälle puhumisen sekä tehokasta sihteeriä, joka kirjaa kokouksen päätökset selkeästi ylös. Sillä monesti loppuyhteenvedot jäävät tekemättä ja aikataulut paukkuvat, kun ei ole selvää, kuka tekee ja mitä.

Oman työpaikan kokouskäytäntöjä voi ryhtyä parantaman barometrin toteuttaneiden tahojen tekemän vinkkilistan avulla tai järjestämällä Kokousdesign-työpajan.

10 vinkkiä tehokkaampiin kokouksiin!

1) Kokoukselle pitää AINA määrittää tavoite tai muuten sitä ei kannata edes järjestää.
2) Valmistaudu etukäteen, jos kokoukseen pyydetään valmistautumaan.
3) Saavu ajoissa paikalle.
4) Käykää yhdessä läpi tavoitteet, asialista, aikataulu ja työskentelymenetelmät mahdollisten muutosten varalta.
5) Sopikaa, että kokouksen aikana keskitytään kokoukseen, eikä tehdä muuta samaan aikaan.
6) Aikatauluttakaa asialista ja pitäkää huoli, että sen mukaan myös edetään sekä lopettakaa kokous sovittuna ajankohtana.
7) Kerratkaa yhdessä, kuka tekee, mitä ja mihin mennessä.
8) Sopikaa seuraavan kokouksen ajankohta, jos se on tarpeen.
9) Varmista, että kokouksessa tehdyt päätökset viestitään tarvittaville ihmisille.
10) Pidä huoli, että tehdyt päätökset toteutetaan sovitussa aikataulussa.

*Kuva: Martela Oy