Aihearkisto: Työelämä

Näin pienennät työpaikkasi hiilijalanjälkeä

Hiilijalanjälki1

Kotitoimistoni hiilijalanjälki on todennäköisesti melko pieni. Yksi tulostin, jonka käyttöä koitan välttää mahdollisimman paljon ja paperinkeräyspisteenä toimiva paperikassi, jonka tyhjennän säännöllisesti. Valot palavat työhuoneessa silloin kun on pimeää ja minä teen töitä siellä. No pakko myöntää, että tulostimen tyhjiä mustepatruunoita en kierrätä, enkä tiedä onko se edes mahdollista. Täytyypä selvittää.

Isommassa firmassa ja suuremmassa toimistossa homma on haasteellisempaa. Kenellä on kierrätysvastuu? Kuka napsauttaa turhat virransyöjät off-asentoon? Lisäksi moni miettii, miten tulostamista voisi vähentää ja voisiko vain yhden kerran luetut paperit jotenkin hyötykäyttää.

Pelkästään valoja sammuttamalla, sulkemalla käyttämättömät sähkölaitteet ja tarkistamalla toimiston lämpötila, voidaan energiankulutusta helposti pienentää jopa 15 prosenttia. Ne ovat pieniä tekoja, mutta kun jokainen sitoutuu niihin, vaikutus on suuri.

Helpoin ekoteko tämän päivän toimistossa on paperinkulutuksen vähentäminen, joka tarkoittaa yleensä tulostamisen vähentämistä tai tehostamista. Toimistojätteestä kun valtaosa on paperia ja reilusti yli puolet siitä päätyy roskiin jo saman päivän aikana. Pienempi paperimäärä vähentää ympäristökuormaa ja näkyy paitsi pienempinä jätemaksuina myös maltillisempina hankintakuluina yrityksessä.
Jos paperin määrää on vaikea vähentää, kannattaa ainakin huolehtia siitä, että paperi menee oikeaan roska-astiaan ja sen myötä siitä tehdään uusiopaperia. Tarpeetonta printtiä ei siis kannata työntää lähimpään roskikseen vaan sinne paperinkeräyslaatikkoon.

Tässä muutama vinkki parempaan ekotehokkuuteen!
– Printtaa vain pakon edessä.
– Sammuta yöksi kaikki tarpeettomat laitteet ja valot.
– Älä jätä lajittelua muille, vaan ota vastuu omista jätteistäsi.
– Älä tuhlaa! Turhien toimistotarvikkeiden tilaamisen sijaan mieti, mitä oikeasti työssäsi tarvitset.

 

 

 

Seitsemän myyttiä etätyöstä

Tänään vietetään Kansallista etätyöpäivää Suomessa jo viidettä kertaa. Itse olen tänään poissa konttorilta sekä kotitoimistolta ja vietän etäpäivää Satakunnan Säkylässä, sokerijuurikaspellolla ja sokeritehtaalla. Mukavaa vaihtelua koneen ääressä istumiseen.

Vielä tänäkään päivänä etätyö ei valitettavasti ole mahdollista kaikilla työpaikoilla. Ei vaikka se tutkimusten mukaan lisää työviihtyvyyttä ja työntekijöiden tuottavuutta. Etätyöhön liittyy edelleen turhia epäluuloja, jotka olisivat helposti ratkaistavissa uuden teknologian ja yhdessä sovittujen toimintatapojen avulla.

Ohessa on seitsemän myyttiä etätyöstä, totta vai tarua?

1) Poissa silmistä, poissa mielestä
Uusi ja toimiva viestintäteknologia voi mahdollistaa jopa tiiviimmän vuorovaikutuksen kuin mihin perinteisessä toimistoympäristössä tai liikkuvassa työssä on ollut mahdollisuuksia. Virtuaalinen työympäristö voi olla inspiroiva ja läsnäoloa sekä yhteistä oppimista tukeva. Koko tiimi voi olla esimerkiksi läsnä virtuaalisessa tiimitilassa, jossa päivän mittaan vaihdetaan niin epäviralliset kuulumiset kuin tuetaan työhön liittyvissä kysymyksissäkin.

Etätyössä yhdistyvät parhaimmillaan sopiva määrä työrauhaa kotona ja läsnäoloa työyhteisössä. Etätyöntekijät ovat usein vahvasti mukana työn ja työprosessien kehittämisessä. Kehittämiseen osallistutaan aktiivisesti, vastineeksi saadaan vapauksia tehdä työtä joustavasti ajasta ja paikasta riippumatta.

2) Työ läikkyy vapaalle ja työuupumus uhkaa
Etätyötä koskevan tutkimuksen mukaan kautta Euroopan kotona työskenteleviä palkansaajia vaivaavat muita työntekijöitä useammin aikapaineet ja työstressi. Aiheuttajina ovat tyypillisesti kiire, ylityöt ja tulospaineet. Nämä samat paineet ovat tunnistettavissa myös niillä työntekijöillä, jotka eivät varsinaista etätyötä tee. Heidänkin on mahdollista viedä työpäivän päätteeksi työt kotiin ja teknologian avustuksella tehdä töitä kotoa käsin. Työnantajan tiloissa tehtävä työ ei siis suojaa työntekijää.

Kyky johtaa itseä ja vetää rajoja on tärkeä taito kaikissa töissä! Etätyö voi myös helpottaa elämän hallintaa. Tärkeintä kuitenkin on, että työaikoihin ja työskentelytapoihin liittyvistä asioista voi avoimesti keskustella työpaikalla ja esimiehen kanssa. Kun kaikki noudattavat yhdessä sovittuja sääntöjä, on luottamus helpompi rakentaa.

3) Pomo pihalla
Etätyöntekijät raportoivat usein olevansa tyytyväisiä esimiehiltään saamansa tukeen. Luottamus on etätyön perusta. Tiukka työprosessin valvonta ei toimi, vaan työnjohdon on kiinnitettävä huomionsa työn tulosten arviointiin. Yhteydenpitokäytännöt esimiehen ja alaisen välillä on syytä sopia ja arvioida niiden riittävyyttä ja toimivuutta. Virtuaalisen ja kasvokkain tapahtuvan yhteydenpidon yhdistelmä voidaan suunnitella yksilöllisesti.

4) Illalla työskentely vaarantaa yöunen
Kuormittumisen kokeminen on hyvin yksilöllistä, oleellista on palautuminen. Työskentely illalla ei haittaa yöunta, mikäli tehtävä on mieluisa tai työtehtävän loppuunsaattaminen koetaan tärkeäksi ja kuormitusta helpottavaksi. Uutta tai haastavaa tehtävää ei yleensä kannata aloittaa lähellä nukkumaanmenoaikaa.

5) Vaivat vaanivat
Ergonomialtaan parhaatkaan kalusteet ja välineet eivät turvaa terveyttä. Riittävä liikkuminen, työasennon vaihtelu ja työn tauottaminen työpäivän aikana ovat edellytyksiä hyvinvoinnille. Tähän etätyö antaa erinomaisen mahdollisuuden. Tärkeintä on huomata, että työtä ei kotona tarvitse tehdä samalla tavalla kuin työpaikalla, vaan voi vapauttaa itsensä kokeilemaan erilaisia työskentelytapoja. Puheluita voi puhua seisten ja kävellen, materiaalia lukea sohvalla tai keinutuolissa ja tekstit kirjoittaa pöydän ääressä tuolilla tai jumppapallolla istuen. Etätyösopimuksessa voidaan tarvittaessa määritellä työympäristön ergonomiaan liittyvät edellytykset.

6) Etätyöläinen lintsaa.
Etätyöntekijät ovat pääasiassa korkeasti koulutettuja ja ylempiä toimihenkilöitä ja toimivat johtajina, ylimpinä virkamiehinä, erityisasiantuntijoina tai asiantuntijoina. Tulosvaatimukset mahdollistavat harvoin tehottomia työpäiviä. Teknologisilla ratkaisuilla voi myös lisätä mahdollisuuksia raportoida työtään. Etätyöläiselle itsellekin on tärkeää saada oma työ näkyväksi. Etätyösopimus sääntöineen sekä työn tulosten seuranta ja aktiivinen raportointi ovat tärkeässä roolissa etätyön johtamisen kannalta.

7) Etätyö aiheuttaa kateutta.
Etätyösopimus, säännöt ja yhteisesti sovitut toimintatavat auttavat tähänkin mahdolliseen ongelmaan. Avoimuus ja läpinäkyvyys ovat kaiken perusta. Työpaikalla voidaan määritellä keskeiset ehdot ja työtehtävät, joissa etätyö on mahdollista. Oleellista on taata työn sujuvuus ja tuloksellisuus sekä henkilöstön hyvinvointi. Toimenkuva voi sallia työn tekemisen kokonaan tai osittain paikasta riippumattomasti.

 

Lähde: Työturvallisuuskeskus TTK

 

Uudenlainen työ saa tarvitsemansa puitteet

EFG toimisto1

Työn tekeminen tulee muuttumaan lähivuosina enemmän kuin uskallamme arvatakaan. Luova yrittäjyys, freelancer-työ ja verkostoitunut työtapa yleistyvät. Niiden myötä syntyy tarve aivan uudenlaisille työ- ja toimitiloille.
Pari viikkoa sitten Sponda ilmoitti vastaavansa tähän kysyntään uudenlaisilla cowork-toimitiloilla, joissa pienet yritykset ja itsenäiset yrittäjät pääsevät osallisiksi joustavista palveluista ja yhteisöllisyydestä. Uusi konsepti on nimeltään Mothership of Work ja se avautuu ensi helmikuussa Helsingin Pienelle Roobertinkadulle.

Euroopassa uusia cowork-tiloja eli yhteisiä toimitiloja avataan suuriin kaupunkeihin jatkuvasti. Esimerkiksi Barcelonan kaupunkialueelle on jo 280 cowork-tilaa, joissa työskentelee yli 12 000 ihmistä. Yhdysvaltoihin perustettiin jo viisi vuotta sitten cowork-tilojen ketju WeWork.

Spondan uuteen coworking-tilaan mahtuu 300 luovan alan tekijää. Sen jäsenet saavat käyttöönsä kaikki toimitilan palvelut, kuten ravintolan, saunan, yhteiskeittiön, lounge-tilan ja kirjaston. Erikokoisia tiloja on tarjolla vaihtelevaan käyttöön ja yritys tai freelancer voi joustavasti lisätä tai vähentää tilojaan projektien mukaan. Tiloissa on otettu huomioon myös projektiluonteisen ja keskittymistä vaativan työn edellytykset.

Tutustu MOWiin ja hae jäsenyyttä verkossa.

*Kuva: EFG Toimistokalusteet Oy

 

Tallenna

Kuka maksaa kotona työskentelyn kustannukset?

kotona työskentely

Etätyön yleistyessä yhä useampi meistä tekee töitä kotoa käsin. Mutta kuka huolehtii työntekijän ergonomiasta ja työpisteen toimivuudesta kotioloissa? Ja ennen kaikkea kuka maksaa kotona työskentelyn kustannukset?

Joustaviin toimitiloihin erikoistuneen Reguksen tekemän kansainvälisen tutkimuksen mukaan yhä useampi työntekijä tekee etätöitä, mutta vain noin puolilla tutkimukseen vastaajista on kotonaan toimiva ja hyvin varusteltu työtila. Usein työntekijät joutuvat myös itse maksamaan kotityöpisteestä aiheutuvat kustannukset.

Kyselyn mukaan maailmanlaajuisesti 61 prosentilla vastaajista on kotonaan työpiste, mutta vain noin puolen (51 %) mukaan työtila soveltuu ammattimaiseen työskentelyyn. Sen takia moni saattaa myös työskennellä kotonaan epäergonomisessa asennossa. Siten kotona työskentely ei välttämättä ole optimaalisin tapa lisätä työtehokkuutta ja keskittymistä, vaikka etätyöskentelyä näin usein perustellaankin.

Vain noin kolmannes (34 %) niistä vastaajista, joilla on kotonaan ammattimainen työtila, kertoi työnantajansa osallistuneen kotityöpisteen kustannuksiin. Vastaajat arvioivat, että kotityöpisteen saaminen ammattimaiseen kuntoon maksaisi noin yhden kuukauden palkan. Kotityöpisteen ylläpito (kuten huoneen käyttö, valaistus, lämmitys, toimistotarvikkeet jne.) kustantaa arvioiden mukaan noin 3 000 euroa vuodessa. Ei siis ole yllättävää, että lähes puolet vastaajista uskoo (49 %) yritysten säästävän rahaa siirtämällä kotityöpisteen kustannuksia työntekijälle.

Etätyön ohella teknisten etätyössä tarvittavien työkalujen käyttö on kasvanut räjähdysmäisesti. Tutkimuksen mukaan jopa 86 prosenttia työntekijöistä on käyttänyt viimeisen kuukauden aikana vähintään yhtä etätyötä mahdollistavaa työkalua, kuten WhatsAppia. Vastaajat korostivat myös kustannustehokkaiden pilvipalvelujen tärkeyttä etätyössä. Dropbox on vastaajien kesken suosituin tiedostojenjakopalvelu.

Suomessa etätyön lisääntyminen näkyy siinä, että osa yrityksistä siirtyy pienempiin toimitiloihin esimerkiksi vuokrasopimuksen päättyessä, eikä työntekijöillä enää ole aina omia työpisteitä. Samalla yritykset tukevat työntekijöiden liikkuvuutta ja etätyötä, joka voi tapahtua niin kotona, vuokratuissa toimitiloissa kuin lentokentällä tai kahvilassakin.

Reguksen tutkimukseen otti osaa yli 44 000 yrityksen työntekijää yli 100 maasta, Suomi mukaan lukien. Suomesta tutkimukseen osallistui 358 vastaajaa.

 

*Kuva: EFG

Minkälainen työntekijätyyppi olet?

Martela_navigoija

Vietät suurimman osan työajastasi muualla kuin omassa toimistossa. Liikut kuin kala vedessä erilaisissa työympäristöissä. Yrityksesi oma toimisto onkin sinulle lähinnä pistäytymispaikka ja saatat jopa tuntea itsesi hieman ulkopuoliseksi siellä käydessäsi.
Omaa työpistettä et tarvitse, sillä se seisoisi suurimman osan ajasta tyhjänä. On kuitenkin tärkeää, että vapaan työpisteen löytäminen on vaivatonta aina, kun saavut toimistolle. Omassa toimistossa tarvitset paikan, missä työvälineet toimivat ja pääset nopeasti asettumaan.

Näin toimii navigoija. Sellainen minä olen Martelan työntekijätyyppiselvityksen testin mukaan. Suurin osa suomalaisten toimistojen työntekijätyypeistä on kuitenkin keräilijöitä, jotka viettävät suuren osan työajastaan toimiston ulkopuolella.
Minkälainen tyyppi sinä olet? Ankkuri, yhdistelijä, keräilijä vai navigoija?

Työympäristöihin erikoistunut Martela kiinnostui erilaisten työntekijätyyppien tunnistamisesta, sillä se on tärkeä osa uusia muuntautuvia työympäristöjä suunniteltaessa. Kyselytutkimuksessa selvitettiin suomalaisten tietotyöntekijöiden jakaantumista eri työntekijätyyppeihin.

Tulosten mukaan suurin osa (38 %) suomalaisista toimistotyöntekijöistä on keräilijöitä, jotka viettävät suuren osan työajastaan toimiston ulkopuolella. Toiseksi suurin osa on ankkureita, eli henkilöitä, jotka tekevät työnsä työpöytänsä ääressä päivittäin. Nämä työntekijät tarvitsevat ergonomisen ja rauhallisen työpisteen. Vastaajista 22 % on yhdistelijöitä, jotka viettävät puolet työajastaan neuvottelutiloissa tai kollegoiden työpisteen äärellä. He tarvitsevat tiloja, jotka tukevat yhteistyötä, ideointia, suunnittelua ja vuorovaikutusta. Tutkimuksessa oli 11 % navigoijia – organisaation eniten liikkuvia henkilöitä – jotka käyvät toimistolla lähinnä kokouksissa ja muuten sukkuloiden toimiston ja sen ulkopuolisten tapaamisten välillä. He eivät tarvitse omaa nimettyä työpistettä.

Testaa itsesi, mikä työntekijätyyppi olet?
Martelan Työntekijätyyppi-testi

 

*Kuva: Martela

 

Mitä pitäisi tietää tehottomista kokouksista…

efg-kokous1

Kuluvan vuoden helmi-maaliskussa selvitettiin taas suomalaisten yritysten kokoustamisen arkea. Kansallinen Kokousbarometri 2015 -selvityksen tavoitteena oli saada kokonaiskuva kokoustamisen tuottavuudesta, tehokkuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta. Lisäksi selvitettiin kuinka organisaation käytössä olevat kokoustilat, työkalut ja kokouskäytännöt tukevat päivittäistä kokoustamista.

Yllätys, yllätys, kokoustaminen ei ole Suomessa kovin tehokasta. Keskimäärin osallistumme seitsemään kokoukseen viikossa ja vietämme erilaisissa kokouksissa yhteensä 9,5 tuntia. Muuhun kokouksiin liittyvään työhön kuluu viikkotasolla reilu kuusi tuntia. Yli 70 prosenttia kokouksista on organisaation sisäisiä ja niihin osallistuu keskimäärin 6,2 henkilöä. Yhden kokouksen henkilötyöaika on kahdeksan tuntia.

Kokousbarometriin vastanneiden henkilöiden mukaan 42 prosentti kokouksista on tehottomia ja jokaisesta kokouksesta menee hukkaan 17 minuuttia aikaa. Eniten aikaa menee kokouksissa hukkaan kokousagendan ulkopuolisten asioiden läpikäymiseen (64 %), osallistujien myöhästymiseen ja heidän odotteluunsa (44 %) ja varsinaiseen kokousaiheeseen pääsemiseen (39 %).
Lisäksi yli puolet (56 %) vastaajista oli sitä mieltä, että kokouksia on joskus tai jatkuvasti liikaa. Karua luettavaa.

Joku voi tässä vaiheessa ajatella, että onko se nyt niin vakavaa, jos organisaatiossa on muutama huonosti johdettu kokous silloin tällöin. Mieli voi muuttua, kun ryhtyy laskemaan turhien ja tehottomien kokousten hintaa ja niiden viemää työaikaa.

Jos kyseessä on asiantuntijaorganisaatio, jossa työntekijän työtunnin hinta on 50 euroa (sis. sivukulut) maksavat kokoukset viikossa 775 euroa ja muut kokouksiin liittyvät toimenpiteet 300 euroa. Tehottomat kokoukset maksavat joka viikko 326 euroa ja kokoukset, jotka olisi voinut hoitaa ilman kokousta 194 euroa.
Vuositasolla tämä maksaa 100 hengen organisaatiossa 750 000 eurosta 1,5 miljoonaan euroon. Löytyisiköhän sille rahalle parempaakin käyttöä tässä taloustilanteessa?

Helsingin Sanomien artikkelissa asiantuntijat, kuten yliopistotutkija Sirpa Syvänen Tampereen yliopiston työelämän tutkimuskeskuksesta, antavat vinkkejä tehokkaampiin kokouksiin.

 

*Kuva: EFG Toimistokalusteet

 

Tallenna

Milloin viimeksi kirjoitit jotain käsin?

Käsinkirjoittaminen

Kirjoitatko käsin vai kännykällä?

Itse kirjoitan käsin melkein päivittäin tai ainakin niinä päivinä, kun olen päivätyöni puolesta juttukeikalla. Kirjoitan haastattelumuistiinpanot lähes aina käsin, nauhuria käytän ainoastaan, jos aihepiiri on kovin tekninen tai teen haastattelun englannin tai ruotsin kielellä. Muistiinpanoistani harva saa selvää, ne ovat oma keksimääni pikakirjoitusta. Ei kovin kaunista, mutta täyttää tarpeensa.

Lisäksi kuljetan mukanani muistikirjaa, johon kerään ideoita ja ajatuksia vaikkapa blogipostausten aiheista. Niitä kirjoitan kyllä ylös myös puhelimeeni.
Lomamatkoilta tulee vielä lähetettyä kortti ainakin pienelle kummipojalleni, mutta terveiset ovat yleensä lyhyen ytimekkään. Kirjeiden kirjoittaminen on jäänyt tyysti ja some on tähän ainakin omalta osaltani syypää.

Samsungin vasta julkaiseman tutkimuksen mukaan digitaalinen viestintä valtaa alaa perinteisiltä kommunikoinnin tavoilta. Tutkimuksen mukaan 34 prosenttia suomalaisista ei koskaan lähetä ystävilleen tai perheenjäsenilleen käsin kirjoitettua kirjettä tai korttia.
Samasta asiasta kertoo lähetettyjen joulukorttien määrän lasku. Vuonna 1995 suomalaiset lähettivät 50 miljoonaa joulukorttia, mutta vuonna 2013 niitä lähetettiin enää 37 miljoonaa. Myös suomalainen koululaitos on trendin harjalla. Opetushallitus julkisti viime vuoden lopulla tiedon, että kouluissa luovutaan kaunokirjoituksen opettamisesta vuonna 2016.

Miten käsin kirjoittamisen väheneminen sitten vaikuttaa ihmisiin?
Käsin kirjoittamiseen ja käsialaan perehtyneen kasvatustieteen professorin Leena Krokforsin mukaan käsin kirjoittaminen antaa ihmiselle aikaa ajatella. Käsittäminen ja ymmärtäminen ovat kokonaisvaltaisia prosesseja, ja ihminen tarvitsee aikaa sisäistääkseen asioita.
Käsin kirjoittaminen vaikuttaa myös aivotoimintaan. Se on samankaltaista tekemistä kuin liikkuminen, vaikkapa tanssi. Käsin kirjoittaminen ja ylipäätään käsillä tekeminen vaikuttavat myös positiivisesti luovuuteen.

Käsin kirjoittamisesta seuraa ihmiselle monenlaista hyvää. Se on osa laajempaa motorista kokonaisuutta, ja kehittää etenkin psykomotorisia taitoja. Se stimuloi aivoja monipuolisesti. Parhaimmillaan se tuottaa tekstin lisäksi mielihyvää ja nautintoa.
Lisäksi käsin kirjoittaminen edistää kokonaisvaltaista kehon ja mielen koordinaatiota. Se auttaa painamaan mieleen ja muistamaan asioita, se luo yhteyksiä eri aivoalueiden välillä ja edistää näin aivojen plastisia, muovautuvuuteen liittyviä ominaisuuksia.

Leena Krokfors antoi minulle tietämättään monta hyvää syytä ostaa lisää kauniita muistikirjoja…

*Kuva: Samsung

 

 

Monitilatoimisto on yksi uudissanoista

Kerroin tammikuun alussa blogissa vinkkejä hyvään käsihygieniaan, jonka avulla flunssa pysyisi loitolla. No, tällä kertaa vinkit eivät itselläni toimineet. Käsien pesusta ja vitamiinitankkauksesta huolimatta, jonkun sortin nuha tarttui kuitenkin. Niinpä tänään olen viettänyt kotitoimistopäivää peiton alla.

Sain päivän aikana luettua myös nipun viimeviikkoisia Hesareita ja törmäsin Suvi Aholan mainioon juttuun vuoden 2014 uudissanoista. Kotimaisten kielten keskus, Kotus, listaa joka vuosi syntyneet uudissanat, joita syntyy sekä spontaanisti että tietoisesti. Media ja populaarikulttuuri synnyttävät uudissanoja yleensä spontaanisti. Tietoisesti sanoja kehitellään, kun vaikkapa etsitään vastinetta kansainväliselle ilmaukselle.
Esimerkiksi nyt jo niin tutulta kuulostava monitilatoimisto on yksi viime vuonna syntyneistä uudissanoista. Mitä meillä oli ennen monitilatoimistoja? No avokonttoreita tietenkin!

Ohessa muutama poiminta vuoden 2014 uudissanoista:

Kissakahvila
Kahvila, jossa on kissoja, joiden kanssa ihmiset voivat seurustella.

Selfiekeppi
Keppi, jonka toisessa päässä on kädensija ja toisessa paikka kännykän kiinnittämistä varten. Helpottaa omakuvan eli selfien ottamista.

Vetäytymishuone
Avokonttoreiden yhteydessä oleva huone, jota voi käyttää puhelimessa puhumiseen tai muuhun keskittymistä vaativaan työntekoon.

Monitilatoimisto
Työtila, jossa on erilaisia työskentelyalueita.

Dataaminen
Surffailu netissä, twiittailu ja pelaaminen.

 

10 vinkkiä tehokkaampiin kokouksiin!

Martela_kokoustila

Onko sinulla usein sellainen tunne, että istut suurimman osan työpäivästäsi erilaisissa kokouksissa, jotka kestävät liian pitkään ja vievät aikaa varsinaiselta työnteolta? Entä oletko saanut ennen kokousta käyttöösi asialistan ja onko sinua pyydetty valmistautumaan kokoukseen jotenkin? Onko kokouksen jälkeen sellainen tunne, ettet tiedä miksi sinut oli sinne pyydetty, etkä tiedä mitä siellä loppujen lopuksi päätettiin? Et ole yksin.

Haaga-Helia ammattikorkeakoulun ja Re:meet Oy:n toteuttama Kokousbarometri kartoitti viime syksynä suomalaista kokoustamisen arkea ensimmäisen kerran. Barometrin mukaan suomalaiset ovat turhautuneita kokoustamiseen kokoustamisen takia.
Yleinen fiilis työpaikoilla on se, että kokouksia on liikaa ja ne vievät liikaa työaikaa. Moni ei myöskään tiedä, miksi kokouksia pidetään, sillä niille ei aseteta tavoitteita, esityslistoja ei jaeta etukäteen, eikä kokouksia valmistella.

Muun ohella kiire ja mobiilit työkalut heikentävät aitoa osallistumista, kun kokouksiin ei saavuta täsmällisesti ja läppäri ja kännykkä vievät voiton kuuntelusta ja kommentoinnista.
Moni myös kaipaa kokouksiin jämptiä puheenjohtajaa, joka saa pidettyä keskustelun aisoissa ja estää turhan päälle puhumisen sekä tehokasta sihteeriä, joka kirjaa kokouksen päätökset selkeästi ylös. Sillä monesti loppuyhteenvedot jäävät tekemättä ja aikataulut paukkuvat, kun ei ole selvää, kuka tekee ja mitä.

Oman työpaikan kokouskäytäntöjä voi ryhtyä parantaman barometrin toteuttaneiden tahojen tekemän vinkkilistan avulla tai järjestämällä Kokousdesign-työpajan.

10 vinkkiä tehokkaampiin kokouksiin!

1) Kokoukselle pitää AINA määrittää tavoite tai muuten sitä ei kannata edes järjestää.
2) Valmistaudu etukäteen, jos kokoukseen pyydetään valmistautumaan.
3) Saavu ajoissa paikalle.
4) Käykää yhdessä läpi tavoitteet, asialista, aikataulu ja työskentelymenetelmät mahdollisten muutosten varalta.
5) Sopikaa, että kokouksen aikana keskitytään kokoukseen, eikä tehdä muuta samaan aikaan.
6) Aikatauluttakaa asialista ja pitäkää huoli, että sen mukaan myös edetään sekä lopettakaa kokous sovittuna ajankohtana.
7) Kerratkaa yhdessä, kuka tekee, mitä ja mihin mennessä.
8) Sopikaa seuraavan kokouksen ajankohta, jos se on tarpeen.
9) Varmista, että kokouksessa tehdyt päätökset viestitään tarvittaville ihmisille.
10) Pidä huoli, että tehdyt päätökset toteutetaan sovitussa aikataulussa.

 

*Kuva: Martela Oy

 

Mikä on sopiva aika työpuheluiden hoitamiseen?

Elisan kellot

Vasemmanpuoleinen kello kertoo sopivat aamuajat työasioiden hoitoon ja oikeanpuoleisessa kellossa näkyvät sopivat ilta-ajat.

Joskus olen joutunut perumaan sairastumisen takia työpalaverin tekstiviestillä aamutuimaan. Tällaisessa tapauksessa tekstari on lähtenyt vastaanottajalle yleensä kello kahdeksan aikaan aamulla, jos tapaaminen on esimerkiksi sovittu yhdeksäksi. Jos tapaaminen on sovittu vasta iltapäiväksi, olen lähettänyt peruuntumisesta kertovan sähköpostin samoihin aikoihin.

Olen työhön liittyvässä viestittelyssäni näköjään vähän varovaisempi kuin keskiverto suomalainen, sillä Elisan tekemän Näin Suomi kommunikoi -tutkimuksen mukaan 26–65 -vuotiaiden suomalaisten mielestä työhön liittyvän tekstarin voi lähettää aikaisintaan klo 7 ja työsähköpostin voi lähettää menemään jo ennen kuutta!

Työasioihin liittyvien puheluiden soittamisen suomalaiset hyväksyvät aamulla vasta yhdeksän pintaan, ja soittelu on syytä lopettaa jo alkuillasta, kello 16 aikaan. Eikä monikaan pidä soveliaana soittaa työpuheluita enää kuuden jälkeen illalla. Työmeilien ja tekstareiden lähettäminen puolestaan pitäisi tutkimukseen vastanneiden mukaan lopettaa kuudelta illalla.
Vaikuttaakin siltä, että Suomessa mobiilietiketti noudattaa vielä perinteistä virka-aikaa.

Kuva: Elisa Oyj

Tallenna

Tallenna