Aihearkisto: Työelämä

Kerroin tammikuun alussa blogissa vinkkejä hyvään käsihygieniaan, jonka avulla flunssa pysyisi loitolla. No, tällä kertaa vinkit eivät itselläni toimineet. Käsien pesusta ja vitamiinitankkauksesta huolimatta, jonkun sortin nuha tarttui kuitenkin. Niinpä tänään olen viettänyt kotitoimistopäivää peiton alla.

Sain päivän aikana luettua myös nipun viimeviikkoisia Hesareita ja törmäsin Suvi Aholan mainioon juttuun vuoden 2014 uudissanoista. Kotimaisten kielten keskus, Kotus, listaa joka vuosi syntyneet uudissanat, joita syntyy sekä spontaanisti että tietoisesti. Media ja populaarikulttuuri synnyttävät uudissanoja yleensä spontaanisti. Tietoisesti sanoja kehitellään, kun vaikkapa etsitään vastinetta kansainväliselle ilmaukselle.
Esimerkiksi nyt jo niin tutulta kuulostava monitilatoimisto on yksi viime vuonna syntyneistä uudissanoista. Mitä meillä oli ennen monitilatoimistoja? No avokonttoreita tietenkin!

Ohessa muutama poiminta vuoden 2014 uudissanoista:

Kissakahvila
Kahvila, jossa on kissoja, joiden kanssa ihmiset voivat seurustella.

Selfiekeppi
Keppi, jonka toisessa päässä on kädensija ja toisessa paikka kännykän kiinnittämistä varten. Helpottaa omakuvan eli selfien ottamista.

Vetäytymishuone
Avokonttoreiden yhteydessä oleva huone, jota voi käyttää puhelimessa puhumiseen tai muuhun keskittymistä vaativaan työntekoon.

Monitilatoimisto
Työtila, jossa on erilaisia työskentelyalueita.

Dataaminen
Surffailu netissä, twiittailu ja pelaaminen.

Onko sinulla usein sellainen tunne, että istut suurimman osan työpäivästäsi erilaisissa kokouksissa, jotka kestävät liian pitkään ja vievät aikaa varsinaiselta työnteolta? Entä oletko saanut ennen kokousta käyttöösi asialistan ja onko sinua pyydetty valmistautumaan kokoukseen jotenkin? Onko kokouksen jälkeen sellainen tunne, ettet tiedä miksi sinut oli sinne pyydetty, etkä tiedä mitä siellä loppujen lopuksi päätettiin? Et ole yksin.

Haaga-Helia ammattikorkeakoulun ja Re:meet Oy:n toteuttama Kokousbarometri kartoitti viime syksynä suomalaista kokoustamisen arkea ensimmäisen kerran. Barometrin mukaan suomalaiset ovat turhautuneita kokoustamiseen kokoustamisen takia.
Yleinen fiilis työpaikoilla on se, että kokouksia on liikaa ja ne vievät liikaa työaikaa. Moni ei myöskään tiedä, miksi kokouksia pidetään, sillä niille ei aseteta tavoitteita, esityslistoja ei jaeta etukäteen, eikä kokouksia valmistella.

Muun ohella kiire ja mobiilit työkalut heikentävät aitoa osallistumista, kun kokouksiin ei saavuta täsmällisesti ja läppäri ja kännykkä vievät voiton kuuntelusta ja kommentoinnista.
Moni myös kaipaa kokouksiin jämptiä puheenjohtajaa, joka saa pidettyä keskustelun aisoissa ja estää turhan päälle puhumisen sekä tehokasta sihteeriä, joka kirjaa kokouksen päätökset selkeästi ylös. Sillä monesti loppuyhteenvedot jäävät tekemättä ja aikataulut paukkuvat, kun ei ole selvää, kuka tekee ja mitä.

Oman työpaikan kokouskäytäntöjä voi ryhtyä parantaman barometrin toteuttaneiden tahojen tekemän vinkkilistan avulla tai järjestämällä Kokousdesign-työpajan.

10 vinkkiä tehokkaampiin kokouksiin!

1) Kokoukselle pitää AINA määrittää tavoite tai muuten sitä ei kannata edes järjestää.
2) Valmistaudu etukäteen, jos kokoukseen pyydetään valmistautumaan.
3) Saavu ajoissa paikalle.
4) Käykää yhdessä läpi tavoitteet, asialista, aikataulu ja työskentelymenetelmät mahdollisten muutosten varalta.
5) Sopikaa, että kokouksen aikana keskitytään kokoukseen, eikä tehdä muuta samaan aikaan.
6) Aikatauluttakaa asialista ja pitäkää huoli, että sen mukaan myös edetään sekä lopettakaa kokous sovittuna ajankohtana.
7) Kerratkaa yhdessä, kuka tekee, mitä ja mihin mennessä.
8) Sopikaa seuraavan kokouksen ajankohta, jos se on tarpeen.
9) Varmista, että kokouksessa tehdyt päätökset viestitään tarvittaville ihmisille.
10) Pidä huoli, että tehdyt päätökset toteutetaan sovitussa aikataulussa.

*Kuva: Martela Oy

Vasemmanpuoleinen kello kertoo sopivat aamuajat työasioiden hoitoon ja oikeanpuoleisessa kellossa näkyvät sopivat ilta-ajat.

Joskus olen joutunut perumaan sairastumisen takia työpalaverin tekstiviestillä aamutuimaan. Tällaisessa tapauksessa tekstari on lähtenyt vastaanottajalle yleensä kello kahdeksan aikaan aamulla, jos tapaaminen on esimerkiksi sovittu yhdeksäksi. Jos tapaaminen on sovittu vasta iltapäiväksi, olen lähettänyt peruuntumisesta kertovan sähköpostin samoihin aikoihin.

Olen työhön liittyvässä viestittelyssäni näköjään vähän varovaisempi kuin keskiverto suomalainen, sillä Elisan tekemän Näin Suomi kommunikoi -tutkimuksen mukaan 26–65 -vuotiaiden suomalaisten mielestä työhön liittyvän tekstarin voi lähettää aikaisintaan klo 7 ja työsähköpostin voi lähettää menemään jo ennen kuutta!

Työasioihin liittyvien puheluiden soittamisen suomalaiset hyväksyvät aamulla vasta yhdeksän pintaan, ja soittelu on syytä lopettaa jo alkuillasta, kello 16 aikaan. Eikä monikaan pidä soveliaana soittaa työpuheluita enää kuuden jälkeen illalla. Työmeilien ja tekstareiden lähettäminen puolestaan pitäisi tutkimukseen vastanneiden mukaan lopettaa kuudelta illalla.
Vaikuttaakin siltä, että Suomessa mobiilietiketti noudattaa vielä perinteistä virka-aikaa.

Kuva: Elisa Oyj

Tallenna

Tallenna