Mitä pitäisi tietää tehottomista kokouksista…

efg-kokous1

Kuluvan vuoden helmi-maaliskussa selvitettiin taas suomalaisten yritysten kokoustamisen arkea. Kansallinen Kokousbarometri 2015 -selvityksen tavoitteena oli saada kokonaiskuva kokoustamisen tuottavuudesta, tehokkuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta. Lisäksi selvitettiin kuinka organisaation käytössä olevat kokoustilat, työkalut ja kokouskäytännöt tukevat päivittäistä kokoustamista.

Yllätys, yllätys, kokoustaminen ei ole Suomessa kovin tehokasta. Keskimäärin osallistumme seitsemään kokoukseen viikossa ja vietämme erilaisissa kokouksissa yhteensä 9,5 tuntia. Muuhun kokouksiin liittyvään työhön kuluu viikkotasolla reilu kuusi tuntia. Yli 70 prosenttia kokouksista on organisaation sisäisiä ja niihin osallistuu keskimäärin 6,2 henkilöä. Yhden kokouksen henkilötyöaika on kahdeksan tuntia.

Kokousbarometriin vastanneiden henkilöiden mukaan 42 prosentti kokouksista on tehottomia ja jokaisesta kokouksesta menee hukkaan 17 minuuttia aikaa. Eniten aikaa menee kokouksissa hukkaan kokousagendan ulkopuolisten asioiden läpikäymiseen (64 %), osallistujien myöhästymiseen ja heidän odotteluunsa (44 %) ja varsinaiseen kokousaiheeseen pääsemiseen (39 %).
Lisäksi yli puolet (56 %) vastaajista oli sitä mieltä, että kokouksia on joskus tai jatkuvasti liikaa. Karua luettavaa.

Joku voi tässä vaiheessa ajatella, että onko se nyt niin vakavaa, jos organisaatiossa on muutama huonosti johdettu kokous silloin tällöin. Mieli voi muuttua, kun ryhtyy laskemaan turhien ja tehottomien kokousten hintaa ja niiden viemää työaikaa.

Jos kyseessä on asiantuntijaorganisaatio, jossa työntekijän työtunnin hinta on 50 euroa (sis. sivukulut) maksavat kokoukset viikossa 775 euroa ja muut kokouksiin liittyvät toimenpiteet 300 euroa. Tehottomat kokoukset maksavat joka viikko 326 euroa ja kokoukset, jotka olisi voinut hoitaa ilman kokousta 194 euroa.
Vuositasolla tämä maksaa 100 hengen organisaatiossa 750 000 eurosta 1,5 miljoonaan euroon. Löytyisiköhän sille rahalle parempaakin käyttöä tässä taloustilanteessa?

Helsingin Sanomien artikkelissa asiantuntijat, kuten yliopistotutkija Sirpa Syvänen Tampereen yliopiston työelämän tutkimuskeskuksesta, antavat vinkkejä tehokkaampiin kokouksiin.

 

*Kuva: EFG Toimistokalusteet

 

Tallenna

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

33 − 30 =

Post Navigation