Viime aikoina blogipostausteni aiheena ovat olleen pääasiassa kivat lounas- ja kokouspaikat ja niihin liittyvät samppanjatastingit. Nyt on aika palata arkeen ja tehdä postauksia aiheista, jotka liittyvät tiiviimmin toimistotyöhön ja antavat toivottavasti hyödyllisiä vinkkejä kiireisiin työpäiviin.

Lähiviikkoina aion kirjoittaa useammastakin ns. bisneskirjasta, joita työni puolesta kahlaan läpi. Monesta kirjasta ei jää mieleen paljon mitään, mutta jotkut kirjat tulee luettua kannesta kanteen. Niistä kirjoista haluan kertoa  sinulle, sillä ne sinunkin kannattaa lukea!

Vinkkejä arjen hallintaan

Tutkimusten mukaan toimistotyöntekijän työ keskeytyy noin kahdeksan minuutin välein. Lisäksi etsimme keskimäärin tunnin verran päivässä tavaroita, papereita ja tiedostoja. Muun ohella hukkaamme aikaamme turhissa ja tehottomissa kokouksissa. Omat työt jäävät tekemättä ja stressaannumme. Tuntuu kuin joku muu hallitsisi työtämme ja työpäiväämme ja päättäisi mihin aikamme kulutamme. Kuulostaako tutulta?

Professional Organizer Elina Alasentie on tarttunut ongelmaan ja kirjoittanut kirjan Askel edelle kiirettä ja kaaosta. Kirjassa Alasentie tarttuu ammattijärjestäjän otteella ajatustyöläisiä vaivaaviin ongelmiin, kuten tarttuisi hamstraajan kodin täyttäviin kasoihin. Yksi kerrallaan pulmat käydään läpi ja niiden syyt selvitetään.

Elina Alasentie kertoo meitä ympäröivästä paljouden kulttuurista ja tarjoaa konkreettisia vinkkejä toimintatapojen muuttamiseen ja kaaoksen raivaamiseen ja järjestämiseen. Kirja keskittyy työelämän kaaokseen ja kiireeseen, mutta kaikki toimintatavat ovat hyvin sovellettavissa myös kotiympäristöön.

Askel edelle kiirettä ja kaaosta –kirja on saatavana pokkarina ja e-kirjana.

Ohessa on kymmenen hyvää vinkkiä, joista osa on jo itselläni käytössä. Osaa vasta opettelen.

1) Älä avaa sähköpostia ensimmäiseksi aamulla.
2) Tee aamulla ensimmäiseksi päivän tärkeimmät tehtävät.
3) Mieti työpäivän lopuksi kolme tärkeintä asiaa, jotka aiot tehdä seuraavana päivänä.
4) Käy joka perjantai läpi seuraavan viikon työtehtävät ja tee niistä lista.
5) Tee muisti- tai tehtävälistoja, niin vapautat aivokapasiteettiasi luovaan ajatteluun.
6) Käytä kalenteria vain tapaamisten ja sellaisten asioiden merkitsemiseen, jotka tapahtuvat tiettynä ajankohtana. Laita hoidettavat asiat erilliselle tehtävälistalle.
7) Hyödynnä paperipostin kanssa KVK-periaatetta eli käsittele vain kerran. Tämä tarkoitta sitä, että postia läpikäydessäsi, mietit heti se vaatimat toimenpiteet tai säilyttämistarpeen.
8) Avaa sähköpostiviesti ja tee sen jälkeen sen vaatimat toimenpiteet: deletoi, delegoi, reagoi tai arkistoi!
9) Mieti ennen sähköpostin lähettämistä, voisiko asian hoitaa puhelimella, jos voi, tee niin!
10) Raivaa työpisteesi / työpöytäsi säännöllisesti eli käy läpi jokainen paperi, lehti, esite ja muistitikku ja mieti kuuluvatko ne roskiin, kierrätykseen vai arkistoitavaksi.

Elina Alasentien mukaan uutta tapaa on jaksettava ja muistettava toteuttaa 21 päivää, jotta se muuttuu automaattiseksi. Ole siis sitkeä!