Microsoftin teettämän tuoreen tutkimuksen mukaan sähköposti on jo suomalaisyrityksille elintärkeä viestintäväline, eikä sen käytön uskota vähentyvän.

Lähes 80 prosenttia tutkimukseen vastanneista yrityspäättäjistä arvioi organisaationsa toimivan ongelmitta ilman sähköpostia korkeintaan vuorokauden. Vaikka sähköpostiohjelmat ovat kehittyneet hurjasti, ovat monen sähköpostin käyttötavat jämähtäneet 1990-luvulle.

Tässä Microsoftin vinkit sujuvampaan viestittelyyn työpaikalla:

1) Jaa sähköinen kalenterisi, jotta kollegat voivat helposti nähdä oletko tavoitettavissa. Esimies voi omalla esimerkillään kannustaa muita avoimuuteen.

2) Älä lähetä turhia sähköpostiviestejä. Osa asioista hoituu kätevämmin kasvokkain, puhelimella tai pikaviestillä.

3) Otsikoi sähköpostit selkeästi, äläkä lähetä suuria liitetiedostoja. Oikea paikka työstää yhteisiä dokumentteja on pilvipalvelu tai verkkolevy.

4) Vastaa sähköposteihin. Vastaamatta jättäminen on Microsoftin tutkimuksen mukaan yksi ärsyttävimmistä piirteistä.

5) Opettele uutta ja osallistu käyttökoulutuksiin. Suurin este uuden teknologian ja viestintävälineiden käyttöönotossa ovat käyttäjän huonot valmiudet.

*Suomalaisyritysten tieto- ja viestintäteknologian käyttöä selvittäneen yritysten viestintävälineet 2014 -tutkimuksen toteutti tutkimusyhtiö Evidens huhti-toukokuussa 2014 Microsoftin toimeksiannosta.